El proceso de nómina en las empresas es uno de los procesos más importantes debido a que por un error o retraso en la nómina podrás tener problemas con las autoridades fiscales y empleados molestos.
Si tienes o manejas una empresa, sabes lo importante que es tener en nómina a tus empleados, la importancia de cumplir con este proceso no radica solo en el pago de salarios, sino que tiene otros beneficios, administrativos y legales, para los trabajadores y patrones.
En fin, toda empresa busca maximizar sus procesos para ahorrar dinero y tiempo. Tener en nómina a tus empleados logra esa tarea y aquí te enseñamos por qué:
Da seguridad a los colaboradores.
Un aspecto crítico del impacto de la nómina es su efecto en cuanto a la moral de tus colaboradores. Estos deben tener la seguridad que recibirán su remuneración de manera puntual y consistente. Si se falla en este proceso puede causar que tus colaboradores cuestionen la estabilidad financiera de tu empresa.
Facilita procesos legales
Agilizar y minimizar el proceso legal que conlleva tener o manejar una empresa es otra razón por cual es importante tener en nómina a tus colaboradores. Si cumples con ello se te facilitará más el proceso de pago de impuestos y el papeleo que este trae consigo. Asimismo, hay que tener en cuenta que la nómina de una empresa es deducible de impuestos pero se necesita del apoyo de expertos para poder determinar bajo qué tipo de conceptos es deducible.
Con esto evitarás problemas como cálculos incorrectos, revisiones y auditorías por parte del SAT, recuerda que la asesoría del contador te puede ayudar a solucionar problemas a corto, mediano y largo plazo.
Un buen Proceso de Nómina debe de llevar consigo las siguientes características:
Percepciones necesarias a pagar.
Esto se compone de todos los ingresos a los cuales el trabajador tiene derecho debido al trabajo realizado y a su desempeño en el mismo, esto puede ser:
- Sueldo
- Prestaciones sociales al trabajador
- Prestaciones laborales
- Horas extra
Deducciones:
Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo con la ley en la materia y sin que afecten a los trabajadores involucrados.
Por ejemplo:
- Retención de Impuestos (SAT)
- Retención de Seguro Social (IMSS)
Periodicidad de la nómina.
La periodicidad de la nómina se puede realizar de maneras distintas dependiendo de la empresa:
Por periodo:
- Semanal
- Catorcenal
- Quincenal
- Mensual
Por tipo de percepción
- Ordinaria: Sueldos comunes.
- Extraordinaria: Por ejemplo, aguinaldo y/o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
Ahora que ya sabes los conceptos y los tipos de periodicidad que puedes tomar en cuenta para realizar la nómina en tu empresa, pasaremos a conocer los puntos que debes de tomar en cuenta al momento de calcular la nómina de los empleados.
- Se tendrá que definir el número de días que tienen los responsables de la nómina para pasar las modificaciones de altas y bajas del personal, préstamos, modificaciones de salarios, pensiones, incapacidades, gratificaciones, etc.
- Es recomendable precisar que las bajas sean las únicas que se puedan aceptar el día de pago.
- Te aconsejo que realices tus pre-nóminas y que definas un día para su revisión.
- Será responsabilidad del empleado entregar en tiempo y forma la documentación solicitada por el departamento de RH, como constancias, subsidios, licencias, incapacidades, etc.
- Al momento de recibir la documentación en el área de RH se deberá orientar a los auxiliares encargados de elaborar la pre-nómina sobre la organización y actualización de los expedientes del personal.
- Será obligación del área de RH revisar el sistema de información y control de asistencia de los trabajadores para aplicar correctamente las deducciones correspondientes
- Emitir y enviar recibos electrónicos de nómina con un solo Click.
- Administrar los sueldos asimilados a salarios.
- Configurar el periodo de pago de tu nómina como tú lo requieras.
- Realizar las transferencias de pago a tus empleados con un solo Click.
- Calcular automáticamente las deducciones por prestaciones y prestamos en efectivo a tus empleados.
- Registro y pago de Vacaciones, Prima vacacional, Faltas, Incapacidades, aguinaldo, PTU, Fondo de ahorro.
- Ahorro de tiempos en la captura de pólizas.
- Proporciona información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
- Reportes de IMSS, Infonavit, Kardex del empleado, Informe de periodo.
- Obtener los XML´s desde un administrador de documentos electrónicos.
- Permite generar diferentes tipos de nómina basándose en la necesidades de la empresa y la cantidad de departamentos con la que cuenta.
- No requiere instalación de software al ser un sistema en la nube.
Como puedes ver, el proceso de nómina puede ser algo complejo y tedioso pero es muy importante, ya que al tener una nómina correcta tendrás empleados contentos y motivados para realizar su trabajo día con día
El proceso de nómina y la contabilidad electrónica son fundamentales en las empresas, ya que el SAT valida la información enviada y en caso de una anomalía, podrías ser acreedor de una multa por parte de las autoridades fiscales, te recomiendo que lleves en orden estos dos procesos y siempre tener la información veraz y concisa.
Hoy puedes administrar la nómina de tu empresa o negocio de forma rápida y sencilla, además podrás:
Empieza ahora mismo a llevar tu proceso de nómina de manera efectiva, solo tienes dar Click en el botón que se encuentra al final de este artículo y con gusto un asesor especializado se pondrá en contacto contigo, te deseo el mejor de los éxitos.
Saludos
Diana Vega.